Die unternehmensinterne IT hat für das geplante Software-Vorhaben keine Zeit? Oder ist auf andere Themen spezialisiert? Dann empfiehlt es sich, möglichst schon in der Planungsphase externe Unterstützung und spezialisiertes Know-how an Bord zu holen.

Wer anfängt, sich nach einem externen Partner umzuschauen, stellt aber schnell fest: Software-Dienstleister gibt es wie Sand am Meer. Wie also den passenden Dienstleister finden, der für Sie und Ihr Projekt der richtige ist?

Wir geben Ihnen ein paar Kriterien an die Hand, mit denen Sie sich auf die Suche nach genau dem richtigen Dienstleister für Ihr Software-Projekt machen können. Damit das Outsourcing zur Erfolgsgeschichte und nicht zur Horror-Anekdote wird.

Wen brauche ich eigentlich?

Was vor 25 Jahren noch die kleine EDV-Abteilung abdecken konnte, ist heute thematisch so breit gestreut, dass es für jede Frage einen Spezialisten gibt. Gerade für Unternehmen, deren Kernkompetenz nicht in digitalen Prozessen und Software-Lösungen liegt, ist deshalb die Frage, welchen Dienstleister sie genau brauchen, gar nicht so einfach zu beantworten.

Im Zweifel wenden sie sich an den Dienstleister, den sie schon kennen: das Systemhaus zum Beispiel, das schon seit gefühlten Jahrzehnten das ERP-System betreut. Aber ist das der richtige Ansprechpartner, wenn es darum geht, eine Plattform für den Datenaustausch mit den eigenen Kunden zu entwickeln? Die eigene LKW-Flotte online zu verfolgen? Den Fortschritt auf einer Baustelle im Blick zu behalten? Ein sicheres digitales Schließsystem zu programmieren? Oder eine besonders nutzerfreundliche Software für die Abwicklung von Bewerbungen zu entwickeln?

Die Anforderungen an die Automatisierung und Digitalisierung komplexer Unternehmensprozesse sind extrem breit gestreut. Dazu kommt, dass gängige Bezeichnungen wie “IT-Berater” unspezifischer kaum sein könnten. Welchen Part des weiten IT-Felds deckt die Beratung ab? Und wie viel Praxiserfahrung hat der Berater? Gibt er Ihnen nur gutgemeinte Tipps? Oder kann er Ihnen auch sagen, wie sich die Empfehlungen in die Praxis umsetzen lassen - oder die Umsetzung gar für Sie übernehmen?

Wenn es um die Konfiguration und den Betrieb von Standardsoftware geht, sind Sie vermutlich tatsächlich beim klassischen Systemhaus an der richtigen Adresse. Geht es um komplexere Themen, empfehlen sich Unternehmen, die eigene Lösungen entwickeln. Die Sie mit innovativen Ideen und Erfahrung aus den unterschiedlichsten Projekten bei der Erarbeitung Ihrer Digitalisierungsstrategie beraten, zum Beispiel. Und wenn das Ergebnis eine neue Software sein soll, ist ein Spezialist für Softwareentwicklung dafür im Zweifel die beste Adresse.

10 Kriterien zum Finden des perfekten Software-Dienstleisters, damit das #Outsourcing zur Erfolgsgeschichte und nicht zur Horror-Anekdote wird. #softwareentwicklung

Welche Kriterien sollte ich bei der Dienstleister-Auswahl beachten?

Die folgenden Kriterien können Ihnen dabei helfen, den richtigen Dienstleister für Ihr Software-Projekt zu finden:

1. Erfahrung

Ja, auch junge Unternehmen haben eine Chance verdient. Aber je komplexer Ihr Projekt, umso beruhigender ist es, wenn der beauftragte Dienstleister schon die ein oder andere erfolgreiche Referenz vorweisen kann. Das hilft Ihnen nicht nur beim Durchschlafen, sondern trägt auch zur Qualität des Endergebnisses bei. Hinterfragen Sie dabei gerne kritisch und fragen Sie im Zweifelsfall auch mal nach direktem Kontakt zu bisherigen Kunden, die Ihnen aus erster Hand von der Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Partner erzählen können.

2. Technologische Unabhängigkeit

Je nach Einsatzzweck, Umfang, verwendeten Daten, Schnittstellen oder anderen Rahmenbedingungen ist die optimale technologische Basis für eine neue Software von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Ein Dienstleister, der als Technologiepartner eines etablierten Herstellers nur dessen Software und Systeme einsetzt, wird naturgemäß auf die von ihm präferierte Technologie setzen - auch wenn sich mit einer anderen vielleicht ein besseres Ergebnis erreichen ließe.

Technologische Unabhängigkeit macht Sie und Ihre Software flexibel und gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie aus Ihrem Projekt alles herausholen können.

Ist die Basis für Ihr Projekt außerdem entweder selbst entwickelt oder auf Open-Source-Technologie aufgebaut, machen Sie sich darüber hinaus frei von vorgegebenen Release- und Support-Zyklen, Lizenzgebühren und anderen Einschränkungen proprietärer Software.

3. Mehr als nur Code

Zum Entwickeln guter Software gehört mehr als nur ein paar Zeilen Code. Richtig gutes Softwaredesign bildet nicht nur komplexe Prozesse ab, sondern stellt dabei auch Nutzer und Nutzerinnen in den Mittelpunkt. Um hierfür die optimale Lösung zu finden, braucht es jede Menge Kreativität und Hirnschmalz. Ein guter Software-Dienstleister setzt deshalb nicht einfach nur Ihre Vorgaben um, sondern entwickelt mit Ihnen gemeinsam den besten Weg zum Ziel - vom Anforderungsmanagement bis hin zum Betrieb. Und wenn er Sie außerdem noch beim Projektmanagement unterstützt, bleibt Ihnen mehr Zeit für Ihr eigentliches Kerngeschäft.

4. Langfristige Betreuung

Wer kennt Ihre Individual-Software am besten? Im Zweifel der Software-Dienstleister, der sie entwickelt hat. Deshalb ist es hilfreich, wenn er Ihnen auch über die Entwicklung hinaus zur Seite steht und beispielsweise den Betrieb oder die regelmäßige Aktualisierung und Pflege unterstützt. Suchen Sie sich also am besten einen Anbieter, der Ihnen ein Komplettpaket anbieten kann, damit Sie sich nicht nach Abschluss des Projekts schon wieder auf die Suche machen müssen.

5. Keine Zwangsbindung

Auch wenn dieser Punkt auf den ersten Blick dem vorherigen widerspricht: Suchen Sie sich einen Anbieter, der Sie nicht an sich kettet. Nur weil Sie Software extern haben entwickeln lassen, möchten Sie deshalb nicht zwangsläufig über Jahre an den dazugehörigen Software-Dienstleister gebunden sein. Wenn dieser den Betrieb übernehmen KANN, ist das perfekt - sofern das zu Ihnen und Ihren Plänen passt. Wenn Sie den Betrieb lieber selber übernehmen oder mit der Software nach einiger Zeit zu einem anderen Dienstleister wechseln möchten, sollte das auch möglich sein. Entscheidend ist, dass Sie die Wahl haben.

6. Ausreichend großes Team

Kleine Teams haben Vorteile - große auch. Je größer das Unternehmen, das Sie beauftragen, umso größer ist im Zweifel der Wasserkopf, den Sie wohl oder übel mitbezahlen müssen. Wird das Unternehmen zu klein, reduziert sich damit aber auch Ihr Outsourcing-Vorteil. Das extern beauftragte Team sollte schon groß genug sein, um die verschiedensten Aspekte abdecken und unvorhergesehene Ausfälle intern kompensieren zu können. Sonst können Sie auch gleich auf die eigene IT-Abteilung zurückgreifen.

7. Richtige Chemie

Fachlichkeit und Professionalität hin und her - wir alle sind Menschen. Und damit die Zusammenarbeit effizient ist und allen Beteiligten Spaß macht, sollte die Chemie stimmen. Nehmen Sie also die Mitarbeiter, die später am engsten mit dem Software-Dienstleister zusammenarbeiten sollen, ruhig direkt zum ersten Kennenlerngespräch mit. So finden Sie heraus, ob die Zusammenarbeit nicht nur fachlich, sondern auch menschlich passt.

Stimmt die Chemie? Die Zusammenarbeit mit externen Teams sollte immer auch menschlich, nicht nur fachlich passen. #outsourcing #softwareentwicklung

8. Moderne Technologien statt hippe Trends

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Aber leider nur eigentlich. Suchen Sie sich einen Software-Dienstleister, der sich ständig weiterbildet und auf dem Laufenden hält und dabei die neuesten Entwicklungen ebenso kennt wie Technologien, die seit Jahrzehnten zu Recht etabliert sind. Was allerdings keinesfalls bedeutet, dass er jedem Trend hinterherläuft. Es ist gerade “in”, alle Prozesse in “die Cloud” zu verlagern? Das ist spannend - heißt aber nicht zwangsläufig, dass das auch für Ihr Projekt der beste Ansatz sein muss.

9. Verständliche Kommunikation

Wenn ein Software-Dienstleister Ihnen ständig beweisen muss, wie gut er sich auskennt, indem er einen Fachbegriff nach dem anderen in den Raum wirft, bedeutet das auf Dauer mehr Kopfschmerzen als Entlastung. Suchen Sie sich einen Auftragnehmer, der Ihre Sprache spricht. Und der sich auch nicht zu schade ist, komplexe Sachverhalte zwei- oder dreimal zu erklären, wenn nötig. Schließlich kaufen Sie sein Know-how und Wissen ein, weil Sie es nicht selber haben.

10. Räumliche Nähe

Ja, es gibt jede Menge Tools, mit denen man sich auch über große Entfernungen abstimmen und effizient miteinander arbeiten kann. Trotzdem bleibt es hilfreich, wenn man sich auch persönlich gegenübersitzen und miteinander reden kann. Ein K.O.-Kriterium ist eine größere Entfernung nicht, aber wenn Sie als Kölner Unternehmen zwischen einem Software-Dienstleister in der Domstadt und einem an der Spree schwanken, entscheiden Sie sich doch besser für die kürzeren Wege. Das schont Nerven, Reisekostenkasse und Umwelt gleichermaßen.

Wie stellen Sie fest, ob Ihr Favorit wirklich passt?

Sie haben einen oder mehrere Favoriten gefunden und möchten eine finale Entscheidung treffen? Dann stecken Sie Ihr Ziel - gemeinsam mit den beteiligten Projektmitarbeitern - klar ab, sammeln Sie alle funktionalen Anforderungen, die Sie bereits erarbeitet haben, und vereinbaren Sie ein erstes Kennenlerngespräch. Planen Sie nicht zu viel vor - die Entscheidung über die einzusetzenden Technologien etwa sollten Sie ohnehin den Expert*innen überlassen.

Und dann nehmen Sie sich die Zeit, in Ruhe über das Projekt zu reden. Wenn Sie dabei die oben genannten Kriterien im Hinterkopf haben, werden Sie schnell feststellen, ob es passt oder nicht. Und wenn Bauch oder Kopf Zweifel anmelden: Führen Sie lieber noch ein weiteres Gespräch. Die Zeit, die Sie hier investieren, rechnet sich immer. Denn während ein Projekt sich mit dem falschen Dienstleister gerne mal wie ein Bummelzug von Baum zu Baum voranschleicht, kann der richtige Partner eine Fahrt im Hochgeschwindigkeitszug daraus machen. Und das geht nicht nur schneller, sondern ist noch dazu bequemer.

Ob ein Projekt im Schneckentempo oder als Hochgeschwindigkeitszug unterwegs ist, kommt auch auf den externen Partner an. #outsourcing #softwareentwicklung