„Microsoft stellt Access ein“ – regelmäßig gibt es Gerüchte rund um die Datenbankanwendung. Und jedes Mal dürfte dies in nicht wenigen Unternehmen zur sprichwörtlichen Schnappatmung bei einigen Mitarbeitern führen. Denn MS Access wird häufig zur Lösung von sehr unternehmensspezifischen Problemen genutzt und ist in Fachabteilungen oft als „Individuallösung“ anzutreffen. Ganze Kundendatenbanken oder CRM-Lösungen sind mit Fleiß und Ideenreichtum umgesetzt worden. Da würde eine Einstellung des Produkts den Todesstoß der Eigenentwicklung bedeuten.

Aus Sicht von Microsoft ist Access eine Erfolgsgeschichte. Seit der Vorstellung in den 90er Jahren hat das Programm die Lücke zwischen Tabellenkalkulationen und professionellen Lösungen auf Basis von Datenbankservern geschlossen. Mit dem Programm konnten ambitionierte Anwender ihre eigenen Datenbankapplikationen programmieren und wurden so von Entwicklern unabhängiger. Und deutlich preiswerter erschienen die Eigenproduktionen ebenfalls, denn Access gehört nach wie vor zu den teureren Unternehmenslizenzen des Office-Pakets von Microsoft dazu.

6 gute Gründe für die Ablösung einer individuellen Access-Lösung

Selbst wenn die auf Access basierende Eigenentwicklung seit vielen Jahren erfolgreich im Einsatz sein sollte, sprechen doch Gründe dafür, über die weitere Pflege einmal nachzudenken und die Anwendung auf eine andere Plattform zu migrieren.

  • Microsoft hat eine Historie an Abkündigungen: Auch Frontpage und PhotoDraw wurden in Unternehmen genutzt und irgendwann eingestellt. Die Produkte passten offensichtlich nicht mehr in die Unternehmensstrategie. Bei Access muss es nicht gleich die vollständige Einstellung des Produkts sein, um die Existenz der eigenen Lösung in Frage zu stellen. Es kann die Abschaffung einzelner Funktionen oder die nicht mehr fortgesetzte Unterstützung einer bestimmten Version von Windows reichen.
  • End of Support: Auch sehr zuverlässige und erfolgreiche Versionen einer Software werden bei Microsoft irgendwann nicht mehr gepflegt, wie zum Beispiel Windows XP. Die Umstellung auf eine neue Version bedeutet regelmäßig viel Aufwand und eine Umgewöhnung für die Anwender.
  • Sie beschränken sich auf eine Plattform: Access ist nach wie vor nur Windows lauffähig. Eine Anwendung für den Mac, iOS oder Android ist nicht vorhanden. Es existiert zwar technisch die Möglichkeit, eine Access-Datenbank in die Cloud wie zum Beispiel Azure zu migrieren. Dieser Schritt ist aber nicht trivial.
  • Die Digitalisierung im Unternehmen wird erschwert: Der größte Feind einer durchgängigen Digitalisierung in einem Unternehmen sind Datensilos, abgeschlossene Bereiche, in denen Informationen verwaltet werden. Und um genau ein solches Datensilo handelt es sich bei Access. Der Datenaustausch mit anderen Anwendungen ist nur unter hohem Aufwand machbar und ohne zentrale Server-Anwendung unzuverlässig. Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen im Rahmen der Digitalisierung setzt Access enge Grenzen.
  • Mobile Nutzung ist selten möglich: Geschwindigkeit ist branchenübergreifend eine Notwendigkeit für den geschäftlichen Erfolg. Stets unterwegs per Tablet oder Smartphone auf aktuelle Daten und Informationen zugreifen zu können, wird immer mehr zur Selbstverständlichkeit. Ein solcher unkomplizierter Zugang wird von Kunden und Mitarbeitern immer häufiger erwartet. Doch genau das ist mit Access nicht zu realisieren.
  • Compliance (z.B. DSGVO) kaum umzusetzen: Rund um die DSGVO ranken sich viele Mythen. Fakt ist indes, dass Unternehmen, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten und speichern, an die Buchstaben der europäischen Verordnung gebunden sind. Verstöße dagegen können rasch teuer werden. Und genau hier gelangt Access regelmäßig an seine Grenzen. Ob es nun um die Schaffung eines ausgefeilten Berechtigungskonzepts geht, das jedem Mitarbeiter nur die Informationen zur Verfügung stellt, die er für seine Aufgabe benötigt, oder um die Anonymisierung von Daten, wenn diese ausgewertet werden sollen. Das ist in Access prinzipiell nicht rechtssicher umsetzbar. Der Grund dafür liegt in der dateibasierten Arbeitsweise von Access.
  • Zusammenarbeit mit Externen: Ob Kunden oder andere Geschäftspartner, wenn man Organisationen und Personen außerhalb des eigenen Unternehmens eigenen gut reglementierten Zugriff auf Daten gewähren will, stößt Access auf Grund mangelnder Internetfähigkeit und fehlender Authentifizierung schnell an Grenzen.

Wenn Sie eine auf Access basierende Eigenentwicklung im Einsatz haben, sprechen Sie uns gern an. Wir zeigen Ihnen Lösungen auf, wie Sie zu einem zeitgemäßen und zukunftssicheren Konzept migrieren, mit welcher Sie die aufgeführten Beschränkungen hinter sich lassen und alle Chancen einer modernen Technologie nutzen können. Ob nun Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, MongoDB, PostgreSQL oder eine ganz andere Technologie, in dieser Frage beraten wir sie gerne, ganz individuell und entsprechend ihrer fachlichen Anforderungen. Unabhängig davon, ob Access früher oder später abgekündigt wird.