„Microsoft stellt Access ein“ – regelmäßig gibt es Gerüchte rund um die Datenbankanwendung. Und jedes Mal dürfte dies in nicht wenigen Unternehmen zur sprichwörtlichen Schnappatmung bei einigen Mitarbeitern führen. Denn MS Access wird häufig zur Lösung von sehr unternehmensspezifischen Problemen genutzt und ist in Fachabteilungen oft als „Individuallösung“ anzutreffen. Mit Fleiß und Ideenreichtum sind ganze Kundendatenbanken oder CRM-Lösungen auf Basis von MS Access umgesetzt worden. Da würde eine Einstellung des Produkts auch den Todesstoß für die Eigenentwicklung bedeuten.

Aus Sicht von Microsoft ist Access eine Erfolgsgeschichte. Seit der Vorstellung in den 1990er Jahren hat das Programm die Lücke zwischen Tabellenkalkulationen und professionellen Lösungen auf Basis von Datenbankservern geschlossen. Mit dem Programm konnten ambitionierte Anwender ihre eigenen Datenbankapplikationen programmieren und wurden so von Entwicklern unabhängiger. Und deutlich preiswerter erschienen die Eigenproduktionen ebenfalls, denn zumindest zu den Unternehmenslizenzen des Microsoft-Office-Pakets gehört Access nach wie vor dazu.

Wenn das Produkt so erfolgreich ist - warum reden dann alle vom Ende von Microsoft Access?

Wird Microsoft Access tatsächlich eingestellt?

Das Gerücht, dass die zu Office gehörende Datenbankanwendung eingestellt wird, gibt es schon seit 20 Jahren und bislang war es nicht mehr als das - ein Gerücht. Aber es gibt durchaus Anzeichen dafür, dass Access in Microsofts Zukunftsplänen zumindest nicht die erste Geige spielt. In der Bewerbung der Office-Produkte spielt Access schon lange eine untergeordnete Rolle. Und nach wie vor ist Access das einzige Office-Produkt, das ausschließlich auf Windows-Rechnern läuft.

Microsoft hat eine Historie an Abkündigungen

Auch Frontpage und PhotoDraw wurden in Unternehmen genutzt und irgendwann eingestellt. Die Produkte passten offensichtlich nicht mehr in Microsofts Unternehmensstrategie. Auch das Ersetzen des Internet Explorers durch Microsoft Edge bringt so manche weitere Abkündigung mit sich. Das umstrittene Softwarekomponenten-Modell ActiveX etwa kommt im neuen Edge-Browser schlicht nicht mehr vor, womit sein Ende de facto eingeläutet ist. Und auch das App-Framework/Plugin Silverlight verabschiedet sich damit langsam, aber sicher - für Oktober 2021 hat Microsoft ein Ende der Unterstützung angekündigt. Bei Access muss es nicht gleich die vollständige Einstellung des Produkts sein, um die Existenz der eigenen Lösung in Frage zu stellen. Die Abschaffung einzelner Funktionen oder die nicht mehr fortgesetzte Unterstützung einer bestimmten Version von Windows kann reichen, um die Anwendung im Unternehmen unbrauchbar zu machen

Der Anfang vom Ende: End of Support

Auch sehr zuverlässige und erfolgreiche Versionen einer Software werden bei Microsoft irgendwann nicht mehr gepflegt, wie zum Beispiel Windows XP oder Windows 7. Die Umstellung auf eine neue Version bedeutet regelmäßig viel Aufwand und eine Umgewöhnung für die Anwender.

Gibt es doch eine Zukunft?

Dafür, dass eine mögliche Abkündigung zumindest nicht unmittelbar zu erwarten ist, spricht die Tatsache, dass Access nach wie vor auch im Office 365-Abonnement mit enthalten ist. Und in der neuen Version Microsoft Access 2019 gibt es immerhin sogar zwei neue Features.

Ob Access von Microsoft nun tatsächlich eingestellt wird oder nicht - es gibt einige gute Gründe, darauf basierende individuelle Lösungen langsam abzulösen. Auch dann, wenn die auf Access basierende Eigenentwicklung seit vielen Jahren erfolgreich im Einsatz sein sollte.

6 gute Gründe für den Umstieg auf eine MS-Access-Alternative

Auch ganz unabhängig davon, wie Microsoft in Zukunft mit Access umgehen wird, darf die Frage erlaubt sein, ob der Einsatz von MS Access tatsächlich eine gute Idee ist. Immerhin gibt es zahlreiche Gründe, über die weitere Pflege einer auf Access basierenden Eigenentwicklung einmal nachzudenken und die Anwendung vielleicht doch besser in eine andere Technologie zu überführen.

Beschränkung auf ein Betriebssystem

Nach wie vor ist Access nur auf Windows lauffähig. Eine Anwendung für macOS, iOS oder Android ist ebenso wenig vorhanden wie die Möglichkeit, Access auf einem linuxbasierten System zu betreiben.

MS Access ist nicht internetfähig

Eine reine Access-Lösung ist eine isolierte Software ohne Internetanbindung. Mithilfe eines Datenbankservers ist es möglich, eine Verbindung zu einer Web-Applikation herzustellen. Diese muss jedoch unabhängig von Access entwickelt werden. Die Kombination aus Access, einem Datenbankserver und einer entsprechenden Web-Applikation kann ein gutes, weil sanftes und schrittweises Migrationsszenario von Access auf eine vollständig webbasierte Lösung sein.

MS Access ist nicht mobil

Schnell handeln und reagieren zu können, ist branchenübergreifend eine Notwendigkeit für den geschäftlichen Erfolg. Auch von unterwegs per Smartphone auf aktuelle Daten und Informationen zugreifen oder Daten erfassen zu können, wird deshalb immer mehr zur Selbstverständlichkeit. Kunden und Mitarbeiter erwarten immer häufiger eine solche unkomplizierte Zugriffsmöglichkeit. Doch genau das ist mit Access nicht zu realisieren.

MS Access ist ein Digitalisierungs-Bremsklotz

Die oben genannten Punkte zeigen es schon: Den Anforderungen der Digitalisierung ist MS Access nicht gewachsen. Ganz im Gegenteil. Der größte Feind einer durchgängigen Digitalisierung im Unternehmen sind Datensilos, abgeschlossene Bereiche, in denen Informationen isoliert verwaltet werden. Und genau ein solches Datensilo ist Microsoft Access. Ein Datenaustausch mit anderen Anwendungen ist nur unter hohem Aufwand umsetzbar und ohne zentrale Server-Anwendung immer unzuverlässig. Bei der Optimierung von Geschäftsprozessen im Rahmen der Digitalisierung setzt Access deshalb enge Grenzen.

Apropos Aufwand: Wer seine standardmäßig auf 32 Bit laufende MS-Access-Anwendung auf ein 64-Bit-System umstellen möchte, muss vor allem bei umfangreicheren Applikationen mit hohem Anpassungsaufwand rechnen. Große Investitionen also in eine Technologie mit fragwürdiger Zukunftsfähigkeit.

MS Access ist nicht DSGVO-konform

Rund um die DSGVO ranken sich viele Mythen. Fakt ist, dass Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten und speichern, an die Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung gebunden sind. Verstöße können rasch teuer werden. Und genau hier gelangt Access regelmäßig an seine Grenzen. Denn zwei Grundanforderungen der DSGVO lassen sich aufgrund der dateibasierten Arbeitsweise von MS Access nicht technisch zuverlässig und damit rechtssicher umsetzen:

  • Die Schaffung eines ausgefeilten und verlässlichen Berechtigungskonzepts, das jedem Mitarbeiter nur die Informationen zur Verfügung stellt, die er für seine Aufgabe benötigt, ist nicht möglich.
  • Es gibt keine Möglichkeit, Daten, die personenbezogen gespeichert wurden, sicher anonymisiert oder pseudonymisiert auszuwerten.

MS Access erschwert die Zusammenarbeit mit Dritten

Ob Kunden oder andere Geschäftspartner - wenn man Organisationen und Personen außerhalb des eigenen Unternehmens einen eigenen gut reglementierten Zugriff auf Daten gewähren will, stößt Access aufgrund mangelnder Internetfähigkeit und fehlender Authentifizierungsmöglichkeiten schnell an Grenzen.

Besser im eigenen Tempo migrieren

Ein Umstieg unter Zeitdruck, weil die Abkündigung nur ein paar Monate Zeit lässt, macht keinem Beteiligten Spaß. Besser ist es, die Bedingungen für eine Migration von Daten und Prozessen auf eine andere Technologie selber festzulegen.

Welche Alternativen gibt es zu Access-Lösungen?

Im Kern ist Microsoft Access eine Datenbank. Und Datenbanksysteme, die den Anforderungen der Zukunft besser gewachsen sind, gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Ob Microsoft SQL-Server, Oracle, MySQL, MongoDB, PostgreSQL oder eine ganz andere Technologie - welche Datenbank Ihren individuellen Anforderungen am besten entspricht, hängt von vielen Faktoren ab. Unter anderem davon, welche Technologie die künftigen Anforderungen gut bewältigt und sich besonders gut in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Wenn Sie eine auf Access basierende Eigenentwicklung im Einsatz haben und diese gerne ablösen möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen Lösungen auf, wie Sie Ihre Anwendung in ein zukunftssicheres Konzept migrieren können, mit dem Sie die erwähnten Beschränkungen hinter sich lassen und alle Chancen einer modernen Technologie nutzen können. Mit einer Umstellung Ihrer Anwendung auf eine von Access unabhängige Alternative gewinnen Sie neben mehr Zukunftssicherheit auch Flexibilität, Freiheit und bessere Compliance-Voraussetzungen. Und außerdem brauchen Sie sich nicht mehr den Kopf darüber zerbrechen, ob aus dem Gerücht, dass Access früher oder später abgekündigt wird, tatsächlich Realität wird.